Zet de e-mailserver maar op straat: 5 redenen waarom je Google Apps moet gebruiken

June 8, 2010 • Business, Web applications • Views: 2032

googleapps Bij de start van je bedrijf zorg je dat je direct een e-mailadres hebt. Zodra je bedrijf gaat groeien en wat medewerkers krijgt ontstaat de vraag hoe dat allemaal op te lossen. Ook met Goyello hadden we een aantal jaar geleden die uitdaging. Inmiddels maken wij al weer meer dan twee jaar gebruik van Google Apps. En dat voelt allemaal erg gewoon. Ik merk echter dat velen de mogelijkheden van Google Apps totaal  niet kennen. Hoog tijd dus om wat ervaringen te delen.

Vermoedelijk gebruik je Google als standaard zoekmachine, wellicht heb je een Gmail account en gebruik je Picasa om je foto’s te delen. En daarmee houd je ervaring met Google wellicht op. Als dit het geval is, dan ben je van de vele mooie (deels gratis) toepassingen die Google biedt nog niet op de hoogte. In deze post beschrijf ik de e-mail mogelijkheden die Google Apps jouw bedrijf of organisatie biedt. Google Apps is voor de zakelijke gebruiker beschikbaar als een gratis “Standaard” versie en als een betaalde “Enterprise” variant. Voor Onderwijs, Overheid en Non-Profit heeft Google aparte pakketten beschikbaar.

1. E-mailserver de deur uit voor een betere service

In de beginfase van een bedrijf/organisatie gebruik je een paar e-mailadressen en maak je je nog niet echt druk over een mailserver. Zodra de organisatie enige omvang krijgt, wil je zeker weten dat dit allemaal goed en veilig is geregeld. Voor ons was juist dit de hoofdreden om te switchen naar Google Apps. Je kunt namelijk Google Apps als “mailserver” voor jouw domeinnamen (bijv. goyello.com) inzetten.

Het grote voordeel hiervan is dat je altijd en overal je e-mail kunt raadplegen. De opslagcapaciteit die Google standaard biedt (zo’n 7,5 GB bij een gratis account) is over het algemeen ook veel meer dan je eigen systeembeheerder je ooit geeft.

Zonder alle lasten wel de lusten dus!

2. Overal toegang tot je e-mail

We worden steeds mobieler en willen eigenlijk altijd en overal toegang tot onze e-mail hebben.

Zodra je gebruik maakt van Google Apps heb je op vrijwel iedere willekeurige plaats en op ieder gewenst moment toegang tot je e-mail. Het enige wat je nodig hebt is een computer of mobiel toestel met Internettoegang. Overigens kun je op je eigen laptop ook “offline” gebruik maken van je de e-mailtoepassing, ook zonder een e-mailclient als Outlook.

De betaalde “Enterprise” versie van Google Apps biedt zeer uitgebreidde integratie met Outlook, waardoor ook het synchroniseren van je e-mail, agenda en contactpersonen eenvoudig mogelijk is. Voor de gratis versie is met name de synchronisatie van je contactpersonen nog niet beschikbaar.

3. De beschikbaarheid is hoog

Heeft u ook wel eens nachtmerries over de beschikbaarheid van uw e-mail? Ik niet meer. Maar in het verleden was dit anders. Ik kan me nog wel keren herinneren dat de systeembeheerder bij vorige bedrijven ons kwam melden dat door een update e-mail verloren was gegaan, of dat door een virus of spamactie de server niet beschikbaar was. Dagenlang konden we dan soms geen e-mail ontvangen. Hoewel dit op zich best rustig was, is dat toch iets wat ik echt niet meer wil meemaken.

Google garandeert voor de betaalde versie een 99,9% uptime. Voor de (gratis) standaard versie wordt dit niet gegarandeerd. Je hoort mij in ieder geval niet klagen over de beschikbaarheid. In de afgelopen jaren hebben we geen noemenswaardige problemen gehad.

4. Beveiliging is goed geregeld

Hoewel we daar niet echt meer bij stilstaan, is e-mail helaas een niet optimaal beveiligd medium. Maar binnen je eigen bedrijf wil je toch zeker wel dat het e-mailverkeer veilig is. Google Apps voorziet hierin. Je kunt afdwingen dat uitsluitend versleutelde verbindingen gebruikt kunnen worden voor alle collega’s die gebruiken maken van de Google Apps dienst.

Verder is de toegang tot de dienst conform de marktstandaard met login/password beveiligd.

5. Je bespaart behoorlijk wat kosten

Google Apps levert een significante kostenbesparing op. Je hoeft immers niet te investeren in een mailserver, je betaalt geen licenties voor mailserverapplicaties, je bespaart de kosten voor een spamfilter en het beheer daarvan en Google Apps vraagt maar heel weinig beheerinspanningen. Zelfs als je al een mailserver hebt draaien moet je eens nagaan hoeveel verborgen kosten dat met zich meebrengt.

Laat je overtuigen door de Google Cloud calculator uit te proberen.

6. [Bonus] Migreren is eenvoudig

Google biedt diverse tools om de migratie van je e-mail naar Google Apps zo makkelijk mogelijk te laten verlopen. Voor de betaalde Enterprise versie is er sinds kort zelfs een Exchange migratietool beschikbaar waarmee de beheerder relatief eenvoudig alle bedrijfsaccounts kan overzetten.

Hierboven heb ik kort de voor mij belangrijkste voordelen van Google Apps als “e-mailserver” besproken. Google Apps biedt echter nog veel meer, maar daarover later meer. Mocht je overwegen om Google Apps te gaan gebruiken, schroom dan niet om eventuele vragen aan mij voor te leggen. Ook ben ik benieuwd naar jouw ervaringen met Google Apps. Voel je vrij om ze hieronder te delen.

Tags: , , , , ,