De mens is al sinds de oertijd een verzamelaar. Menigeen herkent dit denkend aan een verzamelhobby. Ik zie het ook bij mijn kinderen, hun zakken zitten regelmatig vol. Als het aan hen ligt zou ons huis vol liggen met takken, schelpen en steentjes. Deze verzamelwoede heeft zich ook verplaatst naar de digitale wereld. Bedrijven vullen bestanden en databases met informatie over allerlei zaken. Vanuit privacy oogpunt baart dit ons zorgen, maar daar gaat deze post niet over. Wat mij namelijk opvalt is dat organisaties zo weinig zinvols doen met de informatie die ze opslaan. Die grote hoeveelheid verzamelde gegevens herbergen een schat aan informatie. Je kunt er de klant eenvoudig koning mee maken en daar profiteer je ook zelf van. Win, win! En toch is er nog nog weinig aandacht voor “business intelligence”. Er zijn dus nog heel wat goudmijnen te ontginnen.

Meten is weten

Binnen iedere organisatie kom je het wel tegen. Er wordt getracht om met spreadsheets de opgeslagen gegevens te bewerken. In de vorm van een aantal succesindicatoren wordt bepaald of het goed gaat met de organisatie. Omzet en winst zijn hier natuurlijk veel gebruikte kentallen. Deze kunnen echter erg misleidend zijn.

Op basis van deze rapportages kan het gevoel ontstaan dat het best wel goed gaat met een organisatie. Maar door de aggregatie van gegevens is veel detailinformatie verloren gegaan. Diepere analyse van de data kan eenvoudig het tegendeel aantonen. De omzet kan mooi lijken, maar dat wil nog niet zeggen dat de return on investment optimaal is. Zeker als je dit op product- of klantniveau analyseert kun je tot schokkende conclusies komen.

Als je dit eenmaal weet, dan kun je deze informatie benutten om bijvoorbeeld je organisatie anders in te richten, of de aandacht te verschuiven naar een specifieke product- of klantengroep.

Al vroeg in mijn carrière werd mij verteld: “Meten is weten”. Onze onderbuik geeft namelijk vaak tijdig aan dat er iets niet goed is of dat we tegen iets kansrijks aan zijn gelopen. Maar op basis van die onderbuik grote besluiten nemen is moeilijk. Vooral als je een onderbouwd voorstel moet doen aan een directie of investeerder.

Je gevoel aan kunnen tonen met feitelijkheden is dan een must. Een goede data-analyse kan hier bij helpen.

Het ontginnen van het datakapitaal is een vak apart

Door de grote hoeveelheid verzamelde informatie slim te bewerken en hieraan een goede analysetool te koppelen is het mogelijk om verborgen inzichten boven water te krijgen. Heel duidelijk wordt dan welke klanten en producten/diensten het meeste opleveren, danwel welke om de meeste investering vragen.

Afhankelijk van de omgeving waarin de data is verkregen, is het ook mogelijk om branche analyses uit te voeren en de verkregen informatie te gelde te maken.

Dit transformeren van data in informatie wordt Business Intelligence genoemd.

Business Intelligence een definitie

Business intelligence (BI) staat voor het verzamelen van informatie binnen de eigen handelsactiviteit. Het kan omschreven worden als het proces van gegevens omzetten in informatie, dat vervolgens zou moeten leiden tot kennis en aanzetten tot adequate actie.

BI is gericht op het verzamelen en analyseren van informatie over klanten, beslissingsprocessen, concurrentie, markttoestand en algemene economische, technologische en culturele trends, teneinde beslissingsondersteunende informatie (intelligence) te verkrijgen met als doel competitief voordeel te creëren en organisaties slimmer te kunnen laten werken.

Het BI-proces in de praktijk

Vorige week heb ik met meerdere partijen, die al jarenlang actief zijn in een specifieke branche, van gedachten gewisseld over de mogelijke goudberg waar ze bovenop zitten. In bijna alle gevallen bleek dat diverse leveranciers binnen deze branches op zoek zijn naar trend-informatie. De partijen die ik sprak beschikken over meerjarige data vanuit een significant deel van de markt. Door deze data te analyseren en eventueel te combineren met andere databronnen zijn opmerkelijke conclusies te trekken.

Het implementeren van een krachtige BI-tool is echter een kostbare activiteit. De partijen in de markt die een oplossing aanbieden rekenen hiervoor forse tarieven, de concurrentie is beperkt. Ruim een jaar geleden kwamen wij in contact met met een Poolse start-up, die op een steenworp afstand van ons eigen kantoor zit. Zij hebben een zeer krachtige BI-oplossing ontwikkeld en deze ook al met succes diverse malen geïmplementeerd. En daarbij is het ook nog een zeer betaalbare oplossing. Om die reden hebben wij besloten deze oplossing op te nemen binnen ons dienstenpakket.

Bij de implementatie van onze business intelligence oplossing wordt altijd gestart met een zogenaamd ETL-proces (Extract, Transform, Load). We beginnen met het uitlezen van alle data uit de bestaande databestanden (Extract). Daarna worden desgewenst verbanden aangebracht, waar nodig wordt de data bewerkt (Transform). Daarna wordt de nieuwe data geladen in een nieuwe database, het datawarehouse. De data-analyse kan namelijk niet op de productiedatabase plaatsvinden. Dit zou een veel te groot beslag leggen op de servercapaciteit van het productiesysteem.

Veel bestaande databestanden zijn vervuild en zelfs corrupt. Het ETL proces toont deze vervuiling al snel aan. Eenvoudig kunnen m.b.v. het nieuwe datawarehouse rapportages worden gemaakt die kunnen bijdragen aan het opschonen van de originele data.

Het eenmaal uitgevoerde ETL proces wordt aansluitend geautomatiseerd om bijvoorbeeld op dagelijkse basis nieuwe data uit de productiedatabase te halen en deze over te hevelen naar het datawarehouse. Op deze manier heeft de gebruiker altijd de beschikking over actuele informatie.

Aansluitend op het ETL-proces definiëren wij een aantal standaard rapportages of dashboards met de meest aansprekende waarden die wij in de datasets aantreffen.

Samen met de klant analyseren wij de informatie in het datawarehouse om tot nieuwe rapportages en vooral nieuwe inzichten te komen. En feitelijk is dit een continu proces. Deels op basis van vragen in de markt, maar vooral ook door te “spelen” met de gegevensbronnen.

En dat proces ondersteunen wij vanuit Goyello met plezier!